Крупный и отчасти средний бизнес в России представлен интегрированными корпоративными структурами (далее - ИКС), которые часто называются "структурами холдингового типа". Для их сохранения и развития требуется построение эффективной интегрированной системы управления (ИСУ), т.е. создание и совершенствование комплекса организационных, методических, информационных и программно-технических компонентов. К ним относятся организационная и функциональная структуры управления, оптимизированные бизнес-процессы, методики, процедуры и регламенты выполнения функций управления, система распределения полномочий и ответственности, система мотивации и стимулирования и информационная система сбора, обработки, хранения информации, система выполнения расчетов, подготовки необходимых отчетных форм, анализа результатов применительно ко всем сферам деятельности компании. Особая интегрирующая роль в системе управления холдингом принадлежит информационной системе.
Как показывает практика, при создании ИСУ крупного промышленного или финансово-промышленного холдинга немаловажную роль играет генеральный консультант (подрядчик) по внедрению ERP-системы.
Генеральный консультант в отличие от привлекаемой на стандартных условиях консалтинговой компании может по согласованию с заказчиком использовать для выполнения работ субподрядные организации. Для выполнения функций генерального консультанта при внедрении ERP-системы консультационная компания должна отвечать следующим требованиям:
быть готовой нести ответственность за конечный результат проекта;
не иметь заинтересованности в увеличении количества лицензий на приобретаемое программное обеспечение и поставляемую технику;
быть профессионально компетентной и иметь специалистов по всем направлениям работ проекта;
иметь отработанную методику и опыт проведения подобных работ в рамках крупных ИКС;
быть способной обеспечить обучение персонала предприятия-заказчика использованию и самостоятельному развитию системы;
иметь подтвержденный годовой оборот работ, сопоставимый с показателями деятельности заказчика.
Процесс создания ИСУ
Построение ИСУ и ее внедрение в бизнес-процессы ИКС состоит из ряда последовательных этапов, которые можно представить в виде пирамиды (рис. 1), имеющей в основании внедренную ИСУ.
Рис. 1. Пирамида методологии создания ИСУ
В верхней части пирамиды находится стратегия развития ИСУ. Это документ, являющийся отправной точкой процесса ее построения. Другое, часто используемое название данного документа - "Стратегия развития ИТ холдинга". Стратегия развития информационной технологии (ИТ) является частью функциональной стратегии ИКС со всеми присущими ей атрибутами: утверждение советом директоров, долгосрочный горизонт планирования мероприятий и т.д. (рис. 2).
Рис. 2. Уровни стратегии (Гарвардская бизнес-школа)
В стратегии развития ИТ (ИСУ) обычно содержатся следующие положения:
связь направлений развития ИТ-проектов с приоритетами бизнеса;
архитектура ИСУ, включающая обоснование выбора платформы ИСУ;
границы ИСУ (организационные, информационные и функциональные);
планируемые результаты создания ИСУ;
этапы и сроки внедрения ИСУ;
затраты на создание ИСУ по этапам (укрупненно).
Следующим уровнем является концепция построения ИСУ. Концепция относится уже не ко всему холдингу, а к отдельным его участникам: производственным предприятиям, бизнес-единицам и другим организационным составляющим холдинга. Она полностью базируется на принципах, изложенных в стратегии развития ИТ. В ней определяется, каким образом предприятие или бизнес-единица участвуют в ИСУ холдинга (какие организационные единицы выполняют ИТ-функции, какие функциональные компоненты ИСУ планируется ввести в эксплуатацию на рабочих местах подразделения, какие основные информационные потоки будут проходить между рассматриваемой бизнес-единицей и другими бизнес-единицами, управляющей компанией холдинга), а также уточняются этапы и сроки внедрения ИСУ (в части конкретной бизнес-единицы) и затраты на ее внедрение по этапам.
Третий уровень - это техническое задание. Наиболее предпочтительным является формирование технического задания не по подсистемам или бизнес-единицам (предприятиям холдинга), а по этапам создания ИСУ. Этап ИСУ - это календарный отрезок времени, охватывающий внедрение одной или нескольких подсистем ИСУ на одном или нескольких предприятиях (бизнес-единицах) ИКС. При этом техническое задание в условиях конкретного холдинга может формироваться на всю ИСУ сразу или по каждой подсистеме в зависимости от организационно-политической ситуации в холдинге или в бизнес-единицах.
Последующими уровнями методологии создания ИСУ являются эскизное проектирование и техно-рабочее проектирование. Они относятся непосредственно к внедрению конкретной подсистемы ИСУ (см. раздел "Этапы внедрения").
При вхождении в ИКС нового предприятия для него на основе стратегии развития ИТ холдинга формируется концепция построения ИСУ, в которой определяются этапы внедрения или совершенствования (дополнения) отдельных подсистем ИСУ. На первом этапе формируется техническое задание, на основе которого разрабатываются эскизные проекты по подсистемам ИСУ и создаются их прототипы. Затем в рамках технического задания создается следующая подсистема и т.д., пока последняя из подсистем соответствующего этапа не будет внедрена, после чего начинается следующий этап создания ИСУ, в рамках которого внедряются новые подсистемы.
Подсистемы ИСУ
Практика показала актуальность подхода, при котором ИСУ строится по модульному принципу, с последовательным внедрением функциональных подсистем. При таком подходе финансово-хозяйственная деятельность каждого предприятия условно подразделяется на несколько подсистем. При построении ИСУ в соответствии с таким подходом отсутствует необходимость в "революционной" замене используемых бизнес-единицей холдинга информационных систем, но в то же время возможно поэтапное "эволюционное" развитие ИСУ при применении на начальных этапах существующих информационных систем. Интегрированность ИСУ достигается путем использования единой нормативно-справочной информации (НСИ) внутри отдельных подсистем, а также регламентации обмена информацией между подсистемами или их группами на основе подмножества общей НСИ, единой для всех подсистем ИСУ.
Примерный перечень подсистем, на которые функционально разбивается ИСУ, может выглядеть следующим образом:
бухгалтерский учет;
управление закупками (снабжением);
управление продажами (сбытом);
управление производством;
управление финансами;
управление персоналом;
управление маркетингом и взаимоотношениями с контрагентами.
Название подсистем условно, и в каждом конкретном случае набор процессов, реализуемых в рамках одной подсистемы, может отличаться.
Этапы внедрения
Внедрение каждой из подсистем происходит поэтапно. На каждом этапе осуществляется внедрение одной или нескольких подсистем. Практика показывает, что такой способ внедрения ИСУ, безусловно, удобнее для заказчика, чем длительное внедрение всех подсистем одновременно. Однако большинство бизнес-процессов на предприятиях холдинга связаны между собой, поэтому при планировании этапов работ по созданию ИСУ нужно учитывать работы, связанные с необходимостью использовать временные решения для подсистем, внедрение которых планируется на последующих этапах.
Опыт компании "БДО Юникон Консалтинг" по внедрению ERP-систем на отечественных промышленных предприятиях показывает, что для успешной реализации проекта следует соблюдать методологию внедрения. На всех этапах необходимо выполнить работы, разделенные на следующие фазы.
Эскизное проектирование. В фазе эскизного проектирования разрабатывается эскизный проект подсистемы, на основе которого производятся настройка ERP-системы (Microsoft Business Solutions-Axapta, SAP R/3 или др.) и ее интеграция с эксплуатируемыми программными комплексами. В эскизный проект также входят список модификаций стандартной функциональности системы и описание программной реализации модификаций. Ниже приведены задачи, относящиеся к данной фазе:
определение и анализ бизнес-процессов компании;
детализация и утверждение окончательного объема проекта;
установление необходимых интерфейсов;
выявление возникающих функциональных разрывов;
проведение совещаний, семинаров по бизнес-процессам, а также по определению подробных требований.
Существенными условиями для начала фазы является наличие рабочей среды для рабочих групп; руководителей; ключевых пользователей.
Функциональное построение. При функциональном построении подсистемы ее прототип, включающий разработанную дополнительную функциональность, отчеты и выходные формы, тестируется экспертами и ответственными пользователями на соответствие описанным в эскизном проекте бизнес-процессам и автоматизированным рабочим местам. Система конфигурируется с учетом требований заказчика, определенных в эскизном проекте. Кроме того, именно в этой фазе предоставляется основная возможность передачи знаний от консалтинговой компании членам проектных групп заказчика.
К задачам данной фазы относятся:
продолжение обучения проектных групп;
конфигурирование, тестирование и утверждение прототипа (в виде нескольких итераций);
системное управление, включая планы тестирования, обязательства по предоставлению услуг, настройки сред обеспечения качества и продуктивной эксплуатации и функции системного администрирования;
разработка программ переноса данных интерфейсных программ, модификаций;
создание выходных форм, концепции полномочий, рабочих мест пользователей;
проверка качества информационной системы.
Данная фаза осуществляется, как уже было отмечено, посредством нескольких итераций, с постоянной доводкой получающейся системы на каждой последующей итерации. Конец очередной итерации может быть зафиксирован протоколом тестирования бизнес-процессов, подписанным руководителем, ключевыми пользователями и другими привлеченными работниками.
Существенными условиями для начала фазы являются:
укомплектование рабочих групп со стороны заказчика;
утверждение эскизного проекта.
Опытная эксплуатация. При подготовке и проведении опытной эксплуатации разрабатывается "Регламент проведения опытной эксплуатации", определяющий очередность и продолжительность опытной эксплуатации, участников и их функции, критерии оценки работоспособности автоматизированных рабочих мест, состав и объем данных, необходимых для опытной эксплуатации, подготавливаются рабочие инструкции пользователей. На этом этапе осуществляется подготовка к внедрению системы.
Начиная с данной фазы ответственность за проект в основном переходит к заказчику.
К задачам данной фазы относятся:
разработка документации для конечных пользователей и обучающих материалов;
подготовка и проведение начального обучения конечных пользователей;
уточнение процесса управления системой, а также планов ее подготовки к промышленной эксплуатации;
подготовка и перенос основных справочников;
проверка качества.
Существенными условиями для начала фазы являются:
поддержка рабочих групп проекта со стороны функциональных подразделений в плане своевременного обеспечения необходимой информацией по основным справочникам;
завершение обучения конечных пользователей работе с персональным компьютером и операционной системой;
готовность интерфейсов для переноса основных справочников.
Промышленная эксплуатация. При проведении промышленной эксплуатации разрабатывается "Регламент перехода к промышленной эксплуатации", определяющий порядок подготовки данных, участников и процедуру перехода к промышленной эксплуатации подсистемы. В этой фазе обеспечиваются начало промышленной эксплуатации и функционирование системы в режиме реального времени.
К задачам данной фазы относятся:
подготовка и перенос начальных данных;
продолжение обучения конечных пользователей;
окончательная настройка производительности системы.
Существенными условиями для начала фазы являются:
решение руководства о начале промышленной эксплуатации системы;
поддержка рабочих групп проекта со стороны функциональных подразделений в целях своевременного обеспечения необходимой информацией по начальным остаткам;
готовность интерфейсов для переноса начальных остатков;
завершение процесса обучения конечных пользователей.
В холдинге, состоящем из двух предприятий и управляющей компании, реализация двух подсистем ИСУ может выполняться в соответствии с календарным планом-графиком при условии, что работы, соответствующие стадиям стратегии развития ИСУ, концепции построения ИСУ, технического задания, уже выполнены (рис. 3).
Рис. 3. Пример календарного плана-графика внедрения подсистем
Для холдинга, состоящего более чем из двух предприятий (территориально обособленных площадок), процесс внедрения на оставшихся площадках будет аналогичен представленному на рис. 3 для предприятия 2.
Концепция переноса проектных решений между предприятиями холдинга
Для внедрения проекта на различных предприятиях холдинга может быть использован принцип переноса проектных решений с одной площадки, являющейся базовой для конкретной подсистемы ИСУ, на другие. Для каждой из подсистем ИСУ выбирается площадка, на которой подсистема внедряется с учетом всех четырех фаз внедрения.
Эскизное проектирование выполняется с учетом схемы управления холдингом: наличия управляющей компании и нескольких производственных площадок. В этой фазе бизнес-процессы описываются с учетом их унификации между предприятиями холдинга: в каждом бизнес-процессе используется лучшая практика выполнения соответствующей функции на предприятиях. Такая практика берется за образец, в соответствии с которым настраивается подсистема, внедряющаяся затем на всех предприятиях.
Настройка прототипа на первой из площадок (в примере это предприятие 1) происходит таким образом, чтобы каждое из типовых автоматизированных рабочих мест, описанных в эскизном проекте, было сконфигурировано и протестировано. Если в подсистеме задействованы рабочие места управляющей компании (централизованные бизнес-процессы), то настройка прототипа осуществляется параллельно на базовой площадке (предприятие 1) и в управляющей компании.
Начиная с момента перехода подсистемы ИСУ на базовой площадке (предприятие 1) к промышленной эксплуатации возможно начало работ по внедрению этой подсистемы на других площадках. При этом на всех остальных площадках выполняются не все работы, а лишь соответствующие 3-й и 4-й фазам внедрения (опытная и промышленная эксплуатация). Таким образом, работы по внедрению на остальных производственных площадках можно назвать переносом проектных решений. Трудозатраты на перенос проектных решений на вторую из площадок после "базовой" составляют приблизительно 35-40% от трудозатрат на внедрение на "базовой" площадке и на каждой из последующих площадок будут последовательно сокращаться. В частности, при переносе проектных решений выполняются работы, связанные с переносом справочной информации, вводом начальных данных, настройкой прав доступа, обучением ключевых и конечных пользователей, тестированием подсистемы и разработкой интерфейсов с унаследованными системами.
Комментарии:
(0)
Рейтинг:
